為什麼中小企業需要數位化？
假設你是一家 20 人的科技公司在你的團隊每天經歷這些場景：
- 主管問：「上個月的 OKR 進度如何？」——沒有人能立刻回答
- 專案進度落後了——但沒人知道卡在哪個環節
- 每週的團隊會議開了 2 小時——但沒有明確的結論和行動項
- 新的業務客戶資料散落在每個銷售人員的筆記本裡——換人就要重新認識客戶
- 同事請了三天假——他手上的工作沒人知道在哪裡
如果你的情況有 3 個以上符合，你的公司需要數位化了。
這不是大公司才有的問題。事實上，中小企業更需要數位化——因為你們的資源有限，每分鐘的浪費都更痛。我幫幾家 10-50 人的團隊用 Lark 搭建了數位化工作文後，最常見的結果是：每週節省 15-20 小時的管理時間——相當於多出了一個工時。
如果你想快速上手，不需要花幾個月自己摸索。我整理的 Lark 營運模板套件 包含 20+ 套即用模板，涵蓋你營運中需要的幾乎所有場景。
Lark vs 其他協作工具的比较
市面上有那麼多協作工具，為什麼我推薦 Lark（飛書）？
直接比較表
|| 功能 | Lark (飛書) | Slack | Notion | 微軟 Teams | |——|—————|——-|——–|————| | 即時通訊 | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | | 文件協作 | ✅ 內建 | ❌ 需第三方 | ✅ | ✅ | | 專案管理 | ✅ 內建看板 | ❌ 需第三方 | ✅ | ❌ 需第三方 | | OKR 管理 | ✅ 內建 | ❌ | ❌ | ❌ | | 視訊會議 | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | | 日曆管理 | ✅ 內建 | ❌ | ❌ | ✅ | | 儀表板 | ✅ 內建 | ❌ | ✅ | ❌ | | 自動化流程 | ✅ 內建 Bot | ✅ 需 Bot | ❌ | ✅ 需 Power Automate | | 免費方案 | ✅ 功能完整 | ⚠️ 有限制 | ⚠️ 有限制 | ⚠️ 需授權 |
為什麼 Lark 贏在「一体化」？
大多數團隊的協作工具清單長得像是個拼圖：Slack 溝通、Google Docs 寫文件、Asana 管專案、Calendly 排會議、Airtable 管數據。每一個工具之間都不通，員工需要在 5 個平台之間切換——這本身就是巨大的時間浪費。
Lark 的優勢在於：它把所有這些功能整合在同一個平台裡。 你的聊天記錄、文件、會議、專案、日曆全部連在一起。你在聊天中提到「那個專案」，可以直接打開專案頁面；會議中討論的結論，可以一鍵轉成任務分配。
這不是「功能多」的問題，而是「工作流程被打通」的問題。
7 天搭建計畫
不用一上來就搞大工程。以下是一個經過實戰驗證的 7 天搭建計畫，每天專注一個核心模組：
Day 1：團隊基礎設定
任務清單：
- 建立 Lark 工作區，設定企業 Logo 和名稱
- 建立部門架構（工程、產品、行銷、銷售、營運）
- 匯入所有成員，設定角色和權限
- 建立基本頻道：#公告、#general、#random
耗時：約 1 小時
Day 1 的重點是打好地基。很多人會跳過這一步直接開始用功能，但基礎設定好壞，決定了後續所有工具的整合效果。
Day 2：OKR 系統建立
任務清單：
- 建立公司級 OKR 模板（使用我們的 OKR 模板）
- 設定 Q3/Q4 目標與關鍵結果
- 各部門建立部門級 OKR
- 設定 OKR 追蹤頻率（建議每週）
耗時：約 2 小時
OKR 是整個數位化工作文的「指揮中心」。有了 OKR，所有專案和任務都可以追溯到公司的戰略目標。不再出現「這個專案在做什麼」的困惑。
Day 3：專案管理看板
任務清單：
- 為每個專案建立專案看板
- 設定專案流程：待處理 → 進行中 → 審查中 → 已完成
- 指派專案負責人員和每個任務的責任人
- 設定專案截止日期和里程碑
耗時：約 2 小時
專案管理是 Lark 最強大的功能之一。它的內建看板（Lark Docs 的專案管理表）可以让你看見所有專案的進度，而不需要切換到其他工具。
Day 4：會議管理系統
任務清單：
- 建立每週例會的固定會議排程
- 建立會議模板（包含：上週回顧、本週目標、問題討論、行動項）
- 設定會議記錄自動生成格式
- 訓練團隊在會議中使用「任務指派」功能
耗時：約 1.5 小時
好會議和好文件是兩回事。會議是「決定事情的場合」，會議記錄是「追蹤事情的憑證」。用 Lark，你可以在會議中直接產生結構化的會議記錄，並自動生成行動項追蹤。
Day 5：CRM 客戶管理
任務清單：
- 建立客戶資料表（使用 CRM 模板）
- 設定客戶狀態漏斗：潛在客戶 → 接觸中 → 報價中 → 成交
- 為銷售團隊設定客戶分配規則
- 設定銷售儀表板
耗時：約 2 小時
CRM 是 Lark 最常被低估的模組。它的表格功能可以做到類似 Airtable 的資料庫管理，而且跟聊天和文件完美整合。你的銷售團隊不需要在 Excel 和 CRM 之間來回切換。
Day 6：文件管理與知識庫
任務清單：
- 建立公司知識庫架構（按部門和主題分類）
- 匯入現有文件（如果有的話）
- 設定文件權限管理
- 為每個部門建立「新人上手指南」
耗時：約 1.5 小時
知識庫是公司的「大腦」。好的知識庫讓新人在第一天就能找到所有需要的資訊，而不需要一個個詢問同事。
Day 7：自動化流程設定
任務清單：
- 設定 OKR 進度自動提醒（每週五）
- 設定專案逾期自動通知
- 設定新客戶自動分配
- 建立常用表單（請假、報銷、採購）
耗時：約 2 小時
Day 7 是最有價值的一天。自動化流程一旦設定完成，就會自動運轉，不需要任何人維護。這才是數位化真正的「回報」——不是工具變多了，而是「重複性的管理動作變少了」。
必備模板清單
根據我協助多個團隊的實戰經驗，以下 4 套模板是中小企業營運的「最小必配集」：
1. OKR 追蹤模板
不只是「寫下目標」，而是建立完整的 OKR 追蹤循環：
- 公司級 OKR 看板
- 部門級 OKR 追蹤表
- 每週 OKR 進度更新模板
- OKR 季度回顧模板
有了 OKR，你不再需要「每週問大家的進度」這種低效管理。進度會自動反映在 OKR 表上。
2. 專案管理模板
- 專案初始化清單
- 專案看板（含自訂狀態欄）
- 專案風險追蹤表
- 專案收尾報告模板
專案管理的關鍵不在「列出任務」，而在「看見全貌」。好的模板應該讓你 在 30 秒內就知道專案的健康狀況。
3. 會議記錄模板
- 會議預覽模板（會前自動發送）
- 會議記錄模板（含行動項追蹤）
- 會議後續追蹤表
會議記錄最常被忽視的是「後續追蹤」。會議結束後的行動項應該有一個地方被追蹤，而不是消失在聊天記錄裡。
4. CRM 客戶管理模板
- 客戶資料表（含公司資料、聯絡人、互動記錄）
- 銷售漏斗儀表板
- 客戶分級管理
- 成交回顧模板
CRM 最重要的作用是「不要讓客戶資料只存在某一個人的腦袋裡」。換人、休假、甚至員工離職，客戶資料都不會消失。
我們的 Lark 營運模板套件 包含以上 4 套模板以及 16 套額外模板，價格只要 $29，比請顧問規劃一個月的成本低得多。
自動化流程設定教學
數位化的最後一步、也是最關鍵的一步，是自動化。以下是最常設定的三個自動化流程：
自動化 1：OKR 進度自動追蹤
每個星期五下午 5 點，自動發送訊息到每個 OKR 負責人：「請更新你的 OKR 進度」。這聽起來小事，但實際上消除了大量「提醒大家更新 OKR」的管理成本。
設定方式：使用 Lark 內建的 Automation Bot，設定每週觸發器 → 查找所有未更新的 OKR 記錄 → 自動發送訊息。
自動化 2：專案逾期自動通知
當專案截止日期臨近 3 天且尚未完成時，自動通知專案負責人和主管。
設定方式：設定條件觸發器 → 檢查專案狀態和截止日期 → 若條件符合，發送訊息給相關人員。
自動化 3：新客戶資料自動整理
當業務在 CRM 表中建立一新筆客戶資料時，自動：
- 發送歡迎訊息到 #sales 頻道
- 將該客戶分配給對應的業務人員
- 生成新客戶介紹模板
設定方式：當 CRM 表新增行時 → 觸發訊息通知和任務分配。
Feishu Templates 能幫你省下多少時間？
假設你是一家 20 人的團隊，每個月在這些管理動作上花費的時間：
|| 活動 | 每月時數（無模板） | 每月時數（有模板） | 節省時數 | |——|——————-|——————-|———-| | OKR 追蹤 | 15 小時 | 5 小時 | 10 小時 | | 專案管理 | 20 小時 | 8 小時 | 12 小時 | | 會議管理 | 12 小時 | 4 小時 | 8 小時 | | CRM 管理 | 10 小時 | 3 小時 | 7 小時 | | 合計 | 57 小時 | 20 小時 | 37 小時 |
37 小時 / 月 = 接近一個全職員工的工時。我們的模板套件賣 $49，換算下來每個工時的成本不到 $1.5。這不是投資，是白送的。
更重要的是，這些模板不僅僅是「省時間」——它們保證了你的管理流程「每次都一樣好」。不是靠某個人的能力，而是靠系統的保障。
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閱讀時間：約 15 分鐘 | 最後更新：2026 年 7 月 25 日